תיקיות

מסמך שאי אפשר למצוא בשלושים שניות הוא מסמך שאבד. בכל משרד יש רגע שבו מחפשים חוזה או חשבונית ולא מוצאים, ואז עוברים על ערימות. ארון תיקיות פותר את זה לא בגלל שהוא מאחסן יותר, אלא בגלל שהוא בנוי לשליפה. בדף הזה תמצאו ארונות תיקיות מתכת מ-2 ועד 5 מגירות, ונסביר כמה מגירות באמת צריך ואיך למקם אותם.

איך לבחור ארון תיקיות בקצרה

1. ספרו מגירה לכל שנת ארכיון פעיל, פלוס אחת לשוטף.
2. חשבו 40 עד 50 תיקיות תלויות למגירה, ואל תמלאו עד הסוף.
3. בדקו אם צריך נעילה. במידע אישי או פיננסי זו לא שאלה.
4. השאירו 90 ס"מ מרווח מול הארון לפתיחת מגירה.
5. קחו מגירה אחת יותר ממה שנראה לכם. התוספת כ-₪200 בלבד.

ארונות התיקיות בקטלוג שלנו

כל הדגמים ממתכת, עם מסילות לתיקיות תלויות בפורמט A4.

כמה מגירות באמת צריך

החישוב הפשוט שאנחנו נותנים באולם: מגירה אחת לכל שנת ארכיון פעיל, ועוד אחת לשוטף. משרד שמחזיק 3 שנים אחורה צריך ארון 4 מגירות.

אבל יש שיקול שמשנה את התמונה: אם אתם סורקים ומעבירים לדיגיטל, הצורך יורד דרמטית. הרבה עסקים היום מחזיקים פיזית רק את מה שחייב חתימה מקורית, ושם 2 עד 3 מגירות מספיקות.

מה שכן, שווה לדעת שההפרש בין דגם לדגם הוא כ-₪200 למגירה. בין 3 מגירות ל-4 יש הפרש של ₪150 בלבד. זה אומר שכמעט תמיד משתלם לקחת מגירה אחת יותר, כי הוספת ארון שני בעתיד עולה פי עשרה.

למה ארון תיקיות ולא מדפים

ההבדל הוא לא בכמות האחסון אלא בשליפה. מגירת תיקיות נשלפת כמעט במלואה, ואתם רואים את כל התיקיות מלמעלה ויכולים לדפדף ביניהן בלי להוציא כלום.

בארון מדפים רגיל, כדי להגיע לקלסר שמאחור צריך להוציא את מה שלפניו. בפועל זה אומר שאנשים לא מחזירים למקום, ותוך חודשיים הסדר מתפרק.

המסילות לתיקיות תלויות הן מה שמאפשר את זה. תיקייה תלויה בפורמט A4 נתלית על שתי מסילות בצדדים, ולא נופלת או מתקפלת גם כשהמגירה חצי ריקה.

בטיחות ומיקום

ארון תיקיות מלא כבד מאוד, וכל המשקל נמצא במגירות. ארון עם שתי מגירות פתוחות עלול להתהפך קדימה. ברוב הדגמים האיכותיים יש מנגנון שמונע פתיחה כפולה, ואם בדגם שלכם אין, קבעו אותו לקיר.

לגבי מיקום, צריך לפחות 90 ס"מ מרווח מול הארון כדי לפתוח מגירה ולעמוד מולה. וחשוב לא פחות: מגירה פתוחה חוסמת מעבר, אז לא למקם אותו במסדרון או ליד דלת.

עצה מעשית: מקמו את הארון ליד מי שמשתמש בו בפועל. ארון תיקיות בקצה השני של המשרד גורם לאנשים לצבור ערימות על השולחן במקום ללכת אליו.

5 טעויות שאנחנו רואים באולם התצוגה

1. מזמינים בדיוק לפי הצורך היום. שנה אחר כך אין מקום, וארון שני עולה הרבה יותר מהפרש של ₪200.
2. ממלאים את המגירה עד הסוף. בתפוסה מלאה אי אפשר לדפדף, וזה מבטל את היתרון של הארון.
3. קונים בלי נעילה למסמכים אישיים. חוזי עובדים ותיקי לקוחות בארון פתוח זו בעיה אמיתית.
4. שמים את הארון במסדרון. מגירה פתוחה חוסמת את המעבר, ואז אף אחד לא פותח אותה.
5. מתייחסים אליו כמו ארון רגיל. בלי קיבוע לקיר ובלי מנגנון נעילת מגירות, ארון מלא יכול להתהפך.

טווחי מחיר בקטלוג שלנו

• ₪1,550, ארון 2 מגירות, לעצמאי או למשרד קטן.
• ₪1,750, ארון 3 מגירות.
• ₪1,900, ארון 4 מגירות, הבחירה הנפוצה למשרד בינוני.
• ₪2,150, ארון 5 מגירות, לארכיון גדול.
• כ-₪200, התוספת לכל מגירה נוספת. זה ההפרש שכדאי לזכור בהתלבטות.

מה משלימים סביב זה

• ארונות מתכת, לכל פתרונות המתכת.
• ארונות ופתרונות אחסון, לאחסון משרדי כללי.
• ארונות לוקרים, לחפצים אישיים של עובדים.
• שולחנות מזכירה, לעמדה שבה יושב מי שמנהל את הארכיון.

צ'קליסט לפני שמזמינים ארון תיקיות

• ☐ ספרתי כמה שנות ארכיון אני מחזיק בפועל
• ☐ בדקתי מה עובר לדיגיטל ומה חייב להישאר פיזי
• ☐ חישבתי 40 עד 50 תיקיות למגירה, בתפוסה של 80 אחוז
• ☐ הוספתי מגירה אחת מעבר לצורך הנוכחי
• ☐ החלטתי אם צריך נעילה
• ☐ מדדתי 90 ס"מ מרווח פנוי מול הארון
• ☐ ודאתי שהארון לא חוסם מעבר כשמגירה פתוחה
• ☐ בדקתי אם יש מנגנון שמונע פתיחת שתי מגירות
• ☐ מיקמתי אותו ליד מי שמשתמש בו
• ☐ בררתי תנאי אספקה והרכבה

אנחנו בקל נוח, הניסיון שמאחורי הדף

שאלות נפוצות

כמה קלסרים נכנסים במגירה אחת?

מגירת תיקייה סטנדרטית מיועדת לתיקיות תלויות בפורמט A4. בפועל נכנסים בה כ-40 עד 50 תיקיות תלויות מלאות, או פחות אם המסמכים עבים. כדאי לחשב לפי 80 אחוז תפוסה ולא למלא עד הסוף, אחרת קשה לשלוף.

כמה מגירות צריך?

כלל אצבע: מגירה אחת לכל שנת ארכיון פעיל, פלוס מגירה לשוטף. עסק קטן עם 3 שנות מסמכים יסתדר עם ארון 4 מגירות. אם אתם סורקים ומעבירים לדיגיטל, 2 עד 3 מגירות מספיקות לרוב.

מה ההבדל בין ארון תיקיות לארון אחסון רגיל?

ארון תיקיות בנוי עם מסילות ייעודיות לתיקיות תלויות, והמגירות נשלפות כמעט במלואן כדי להגיע למסמך האחורי. ארון אחסון רגיל עם מדפים מאלץ אתכם להוציא ערימות שלמות כדי להגיע למה שמאחור.

האם המגירות ננעלות?

זה משתנה בין הדגמים. במסמכים עם מידע אישי או פיננסי נעילה היא לא מותרות, והרבה עסקים מחויבים לכך מול לקוחות או מבקרים. מומלץ לברר את סוג הנעילה לדגם הספציפי לפני ההזמנה.

איפה ממקמים ארון תיקיות?

קרוב למי שמשתמש בו בפועל, לרוב מזכירות או הנהלת חשבונות. צריך מרווח של לפחות 90 ס"מ מול הארון כדי לפתוח מגירה ולעמוד מולה. חשוב גם לא למקם אותו במקום שחוסם מעבר, כי מגירה פתוחה חוסמת מסדרון.

האם אפשר לפתוח שתי מגירות בו זמנית?

ברוב ארונות התיקיות האיכותיים יש מנגנון שמונע את זה, וזה בכוונה. ארון מלא עם שתי מגירות פתוחות עלול להתהפך קדימה. אם הדגם שלכם מאפשר זאת, כדאי לקבע אותו לקיר.

כמה עולה ארון תיקיות?

בקטלוג שלנו מ-₪1,550 לארון 2 מגירות ועד ₪2,150 לארון 5 מגירות. התוספת לכל מגירה נוספת היא כ-₪200, כך שההפרש בין דגם קטן לגדול קטן יחסית ולרוב משתלם לקחת מגירה אחת יותר ממה שנראה לכם שצריך.